1. Описать бизнес-процессы
Очень важно начать с изучения и описания бизнес-процессов компании. Делать это нужно в формате "as-is" – максимально просто и прозрачно, такими, какие они есть на практике. Как работает ваша компания, какие функции выполняют отдельные сотрудники, какой путь проходит клиент от первой заявки и на протяжении всей работы
2. Рассмотреть процессы с позиции разных должностей
Изучить процессы нужно со всех ракурсов: с позиции владельца компании, руководителей и менеджеров, так как, к сожалению бывают разногласия, а наша цель привести всё к единой схеме
3. Привести бизнес-процессы к общему знаменателю
Необходимо выработать единую схему работы, которая бы включала все этапы работы с клиентом, подробно описывала функции и обязанности сотрудников
4. Составить ТЗ. Определить, какую работу и как необходимо автоматизировать с помощью CRM
После того, как процессы описаны и утверждены, необходимо составить техническое задание на их оптимизацию. Оптимально это сделать в связке с техническими специалистами и интеграторами – вы хорошо понимаете бизнес, они – процесс автоматизации.
5. Произвести настройку системы и интеграций
Только когда у вас уже есть четкий план, вы можете приступить к настройке системы. На этом этапе важно наложить описанные бизнес-процессы на CRM, для этого необходимо настроить систему и интегрировать ее с нужными сервисами (телефония, мессенджеры, интеграция с сайтом, настроить шаблоны документов и т.д.)
6. Протестировать систему
После настройки нужно обязательно прогнать через CRM все процессы и тестовые события, например, провести несколько продаж
7. Провести обучение по настроенной CRM
Необходимо научить сотрудников правильно работать в CRM, в руководителей контролировать работу и отслеживать эффективность. Важно показать преимущества CRM-системы, объяснить, как она сделает работу проще и результативнее
8. Дать время сотрудникам адаптироваться
После того, как вы начнете работать в CRM, у команды еще какое-то время будут появляться вопросы и сложность. Важно поддерживать контакт с тех. специалистами, задавать вопросы и улучшать навыки работы